Le document de reprise des énergies est un formulaire à deux signatures, celle de la personne qui quitte le logement et celle de celle qui l’occupe ensuite. On le trouve chez son fournisseur d’électricité et de gaz ou sur le site du gestionnaire de réseau, et on le renvoie à son fournisseur. Il fixe noir sur blanc les index des compteurs au jour du transfert, ce qui évite de payer la consommation du voisin d’avant (ou de faire payer la sienne à celui d’après).
- Le formulaire de reprise se télécharge gratuitement sur le site de votre fournisseur ou du gestionnaire de réseau de votre région
- Le document doit être rempli à deux le jour du transfert avec les index exacts des compteurs et le code EAN
- Chaque partie envoie le formulaire signé à son propre fournisseur pour éviter les litiges de facturation
Où se procurer le formulaire
Il est gratuit.
La piste la plus directe passe par le site ou l’espace client de votre fournisseur, où le formulaire se télécharge en quelques clics. Les gestionnaires de réseau le proposent aussi, selon la région : Ores ou Resa en Wallonie, Sibelga à Bruxelles, Fluvius en Flandre, où il porte le nom d’overnameformulier. À défaut, un appel au service clientèle suffit pour le recevoir par courriel. Les noms et la présentation varient d’un opérateur à l’autre, mais les informations demandées restent les mêmes.
Le bailleur ou l’agence immobilière en glisse parfois un exemplaire dans le dossier de l’état des lieux d’entrée. Il vaut mieux ne pas compter dessus, et le réclamer si on ne l’a pas reçu.
Le remplir sans se tromper
Le formulaire se remplit à deux, idéalement sur place, le jour de la remise des clés. Il réclame quatre grandes familles de données :
- l’identité et les coordonnées de l’occupant sortant et de l’entrant ;
- l’adresse exacte du logement et la date du transfert ;
- le code EAN de chaque point de fourniture, électricité et gaz ;
- les index relevés sur chaque compteur.
Le code EAN compte 18 chiffres et figure sur les factures de régularisation et d’acompte, ainsi que, le plus souvent, sur le compteur lui-même. Les index demandent un peu plus d’attention : un compteur bihoraire affiche un chiffre pour les heures pleines et un autre pour les heures creuses, et il faut noter les deux. Un compteur « exclusif nuit », s’il existe, a son propre relevé. Quant au gaz, l’index se lit en mètres cubes, sans les décimales éventuellement indiquées en rouge.
Chacun signe, puis garde une copie.
Si l’autre partie est introuvable le jour J (propriétaire absent, ancien locataire parti à l’étranger), appelez directement votre fournisseur, qui indiquera la marche à suivre pour votre cas.
Photographiez chaque compteur le jour du transfert, c’est votre preuve.
À qui l’envoyer, et dans quel délai
Le document part chez le fournisseur, pas chez le propriétaire. Chaque partie l’adresse à son propre fournisseur, souvent via un formulaire en ligne, par courriel ou par courrier. Celui-ci transmet ensuite les index au gestionnaire de réseau, qui met à jour le point de fourniture.
Préviez votre fournisseur dès que la date du déménagement est connue, sans attendre le dernier jour. Si vous changez de fournisseur en arrivant, c’est auprès du nouveau que vous démarrez le contrat pour la nouvelle adresse, et vous lui transmettez le document signé. Relisez aussi les conditions de votre ancien contrat, car les modalités de résiliation en cas de déménagement dépendent de ce qui a été signé.
Ce qui arrive quand on n’en fait rien
Sans document ni index communiqués, les fournisseurs et le gestionnaire de réseau recourent à des estimations. La consommation de la période charnière peut alors être répartie à tort : l’ancien occupant reçoit une facture trop salée, ou le nouveau hérite de kilowattheures qu’il n’a pas consommés. Les corrections prennent du temps, et sans photo ni formulaire signé, la discussion tourne vite à la parole contre parole.
L’eau suit une procédure séparée.
Le distributeur d’eau de votre commune a son propre formulaire de déménagement, à demander auprès de lui. Autre cas particulier : si le logement est vide, sans occupant précédent à faire signer, il ne s’agit plus d’une reprise mais d’une demande d’ouverture ou de remise en service du compteur, à introduire auprès du fournisseur choisi. Les compteurs à budget, répandus en Wallonie, suivent eux aussi leur propre procédure, à vérifier auprès de votre fournisseur ou du gestionnaire de réseau avant la date du déménagement.